Kickoff i Blekinge: så planerar du en aktivitet som hela gruppen orkar med

Jag har planerat kickoffer för föreningar och arbetsplatser i flera år, och jag har sett både lyckade dagar och dagar där halva gruppen stod och frös medan resten tävlade. Skillnaden ligger nästan aldrig i hur häftig aktiviteten är. Den ligger i planeringen. Här är hur jag tänker när en kickoff ska planeras i Blekinge.

Börja med syftet

Varför ska ni ha en kickoff? Svaret styr allt annat. Är målet att nya kollegor ska lära känna varandra passar aktiviteter där man blandas och pratar. Ska ni fira ett bra år får det gärna vara mer fest. Ska ni starta ett projekt behöver ni kanske tid för möten, och då ska aktiviteten vara en paus snarare än huvudsaken. Skriv ner syftet i en mening och visa det för den som ska boka.

Tänk på hela gruppen

I alla arbetsgrupper finns människor med olika ork, kroppar och intressen. Någon har ont i ett knä, någon är gravid, någon tycker att tävling är det roligaste som finns och någon tycker det är obehagligt. Välj därför en aktivitet där det går att delta på olika sätt:

• Lagspel där man kan välja roll, till exempel att vara taktiker eller domare
• Stationer där alla bidrar med något, inte bara den snabbaste
• En lugnare del efteråt där de som inte gillar tävling kommer till sin rätt

Fråga gärna i förväg, anonymt, om någon har behov ni bör känna till.

En tidplan som håller

Ett vanligt misstag är att boka för mycket. En dag med resa, möte, aktivitet, middag och fest blir lätt för lång. Jag brukar räkna så här:

1. Samling och kaffe, gärna med en kort genomgång av dagen
2. Arbetsdel eller möte, om ni ska ha det, medan alla är pigga
3. Lunch
4. Aktivitet, en till två timmar inklusive genomgång
5. Paus och ombyte
6. Middag eller avslutning

Välj plats efter resvägen

Blekinge är avlångt, och det tar tid att ta sig mellan Sölvesborg och Karlskrona. Välj en plats som är rimlig för de flesta och kolla om det går att åka kollektivt eller samåka. Det är också en fråga om vem som behöver komma hem till hämtning på förskolan.

Frågor till arrangören

• Hur många kan vara med samtidigt, och hur delas gruppen upp?
• Finns det konferensrum, och vad ingår i så fall?
• Kan aktiviteten anpassas för den som inte kan eller vill delta fysiskt?
• Vad händer om vädret slår om, finns det ett alternativ inomhus?
• Hur fungerar specialkost?

Efter kickoffen

Kommunikation före dagen

En kickoff blir bättre när alla vet vad som väntar. Skicka ut ett kort program någon vecka innan, med tider, plats, vad man ska ha på sig och vad som ingår. Skriv också tydligt om aktiviteten är frivillig och hur man gör om man inte kan eller vill delta i allt. Många oroar sig i tysthet för att behöva göra något de inte klarar. Ett enkelt besked om att det finns olika roller, och att det är okej att stå över, gör att fler kommer med en positiv känsla. Påminn gärna dagen innan om kläder, särskilt om ni ska vara utomhus.

Följ upp med en kort fråga till deltagarna: vad var bäst och vad skulle ni göra annorlunda? Det gör nästa kickoff bättre och visar att alla röster räknas. Funderar du på om ni ska satsa på tävling eller samarbete har jag skrivit om teambuilding som faktiskt fungerar. En längre genomgång av alternativen finns i guiden om aktiviteter för företag.