Guide: Aktiviteter för företag, kickoff och teambuilding

Att planera en aktivitet för en arbetsplats är ett ansvar. Det handlar om kollegors tid, företagets pengar och om att alla ska känna sig välkomna. Jag har planerat aktiviteter för både små föreningar och större arbetsgrupper, och den här guiden samlar det jag tänker på. Den gäller kickoff, teambuilding, firmafest och andra gemensamma dagar.

Börja med varför

Den viktigaste frågan är varför ni ska göra något tillsammans. Några vanliga syften:

• Lära känna varandra när gruppen är ny eller har växt.
• Fira ett bra år, ett avslutat projekt eller en milstolpe.
• Starta något nytt, som ett projekt eller ett nytt verksamhetsår.
• Återhämta efter en intensiv period.

Syftet styr vilken aktivitet som passar, hur lång dagen ska vara och om ni behöver tid för möten. En dag som ska fira något ska kännas generös. En dag som ska starta ett projekt behöver struktur.

Typer av aktiviteter

Många bra dagar kombinerar två typer: en kort samarbetsövning och en tävling, eller en naturaktivitet följd av middag. Jag har skrivit mer om hur jag väljer i teambuilding som fungerar.

Alla ska kunna vara med

På en arbetsplats finns människor med olika kroppar, ork, språk, religion, familjesituation och intressen. En aktivitet som är rolig för de flesta kan vara utestängande för några. Tänk på det här:

• Erbjud olika roller i samma aktivitet, så att den som inte kan springa ändå kan delta.
• Undvik att alkohol står i centrum, och ha alltid goda alkoholfria alternativ.
• Fråga om specialkost och allergier i förväg.
• Kolla tillgängligheten hos arrangören: entré, toaletter, underlag och avstånd.
• Lägg aktiviteten på arbetstid om möjligt, så att den som har ansvar för barn kan vara med.

Ett anonymt formulär där deltagarna får berätta om behov gör det lättare att fråga.

Plats och resor i Blekinge

Blekinge är ett avlångt län, och resor mellan till exempel Sölvesborg i väster och Karlskrona i öster tar tid. Välj en plats som är rimlig för de flesta, och kolla kollektivtrafik och parkering. Om gruppen kommer från flera orter kan det vara klokt att ordna gemensam transport. Det gör också att alla kommer fram samtidigt.

Fundera också på årstiden. Under sommarhalvåret finns fler möjligheter utomhus, som skärgård och natur. Under hösten och vintern är det tryggare med aktiviteter inomhus, eller åtminstone en plan B.

Tidplan

En bra dag har luft. Planera inte in för mycket. En tidplan som ofta fungerar:

1. Samling och kaffe
2. Möte eller arbetsdel medan alla är pigga
3. Lunch
4. Aktivitet med genomgång
5. Paus
6. Middag eller avslutning

Mer om upplägget finns i kickoff i Blekinge.

Budget och bokning

Priser varierar mycket beroende på gruppstorlek, säsong och vad som ingår. Be om en tydlig offert där det framgår vad som ingår, vad som kostar extra och vilka villkor som gäller vid avbokning eller ändrat antal deltagare. Jämför gärna två eller tre alternativ. Kontrollera också vad som gäller för skatt och förmåner hos Skatteverket om företaget bjuder på aktiviteter eller mat, eftersom det finns regler för personalfester och representation.

Liten eller stor grupp

Upp till tio personer

I en liten grupp kan alla göra samma sak samtidigt. Ett escape room, en matlagningskurs eller en båttur fungerar bra. Det blir lätt att prata och att alla kommer till tals.

Tio till fyrtio personer

Här behöver gruppen ofta delas upp i lag. Lasergame, stationer, frågesport och tävlingar i lag fungerar bra. Se till att lagen blandas så att man träffar nya kollegor.

Fler än fyrtio personer

Stora grupper kräver mer logistik: flera aktiviteter parallellt, tydliga tider och fler ansvariga. Det kan vara klokt att anlita en arrangör som har vana av stora grupper, och att ha en gemensam start och avslutning så att det känns som en dag och inte flera.

Firmafest och julbord

En aktivitet före en fest eller ett julbord kan göra kvällen bättre. Den ger något att prata om, gör att nya kollegor lär känna varandra och gör att festen inte bara handlar om mat och dryck. Välj något kort och enkelt, och lägg det tidigt så att det finns tid att byta om.

Säkerhet

Fysiska aktiviteter innebär alltid en viss risk. Välj arrangörer som går igenom regler och säkerhet, och se till att deltagarna vet att det är okej att avstå. Vid aktiviteter på vatten eller på höjd gäller särskilda krav på utrustning och instruktion, och det är arrangörens ansvar att informera om dem. Fråga hellre en gång extra.

Lasergame för företag

Lasergame har blivit vanligt för företag eftersom det jämnar ut skillnader mellan deltagare. Det är inte den starkaste som vinner, och det blir lätt skratt. Blanda lagen, låt chefen vara vanlig spelare och avsluta med något där alla kan prata. Läs gärna lasergame för första gången innan ni åker.

Efteråt

En kort uppföljning med några frågor till deltagarna gör nästa dag bättre. Vad var bäst? Vad saknades? Kände sig alla välkomna? Dela gärna resultatet med gruppen. Det visar att ni tar deras upplevelse på allvar.